IHR SELEON EXPERTE

Patrick Blumentritt
Bereichsleiter Consulting Nord,
Qualitätsmanagement & Regulatory Affairs

Tel.: 07131 2774-40
regulatoryaffairs(at)seleon.de

21.08.2018

21 CFR 820: FDA Qualitätssystem-Verordnung

Was ist Qualität? Es ist die bestmögliche Version eines Objekts und kann durch festgelegte Standards definiert werden. Wenn es um Medizinprodukte in den USA geht, werden die Qualitätsstandards durch FDA-Vorschriften geregelt. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Beitrag.

21-CFR-820-ein-system-für-höchste-qualität
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Im Bereich der Medizinprodukte ist es besonders wichtig, ein klares Konzept für die Qualität zu haben, um dieses auf ein System oder als Standard für Produkte anzuwenden. Aber was ist Qualität? In einfachen Worten ausgedrückt, ist es die bestmögliche Version eines Objekts. Diese Version wird durch festgelegte Standards definiert. Aus diesem Grund stellt die FDA den Code of Federal Regulation zur Verfügung und definiert Qualität in Abschnitt 820.3 als „die Gesamtheit der Merkmale und Eigenschaften, die sich auf die Fähigkeit eines Produkts auswirken, die Gebrauchstauglichkeit, einschließlich Sicherheit und Leistung, zu erfüllen".

 

Im Allgemeinen ist es als Hersteller wichtig, ein Qualitätssystem zu implementieren und zu befolgen. Ein solches System stellt sicher, dass die Produkte den geltenden Anforderungen und Spezifikationen entsprechen. Innerhalb des FDA-regulierten Bereichs ist das Qualitätssystem (auch) als current Good Manufacturing Practice bekannt. In der 21 CFR Part 820 - Quality System Regulation (QSR) stellt die FDA cGMP-Anforderungen an Medizinprodukte.

Da das QSR für eine Vielzahl von verschiedenen Arten von Medizinprodukten gelten muss, regelt es nicht in ausführlicher Detailliertheit, wie genau ein bestimmtes Medizinprodukt hergestellt werden muss. Dies würde wahrscheinlich auch den Rahmen der Verordnung sprengen. Stattdessen bietet sie vielmehr allen Herstellern die Grundbedingungen, denen sie folgen müssen. Daher verlangt der QSR von den Herstellern, dass sie Verfahren entwickeln und befolgen, um eine hohe Qualität für das von ihnen hergestellte Produkt zu gewährleisten, wobei sie entsprechende Details und Kenntnisse nach dem aktuellen Stand der Technik verwenden. Es ist wichtig zu wissen, dass der Titel 21 einmal jährlich überarbeitet und dann immer am 1. April veröffentlicht wird. So wird sichergestellt, dass das Gesetz dem neuesten Stand der Technik entspricht.

Die Vorschriften für das Qualitätssicherungssystem sind in 14 Unterabschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt regelt einen einzelnen Aspekt des gesamten Qualitätssystems und stellt eine eigene Einheit dar. Der folgende Absatz listet alle Unterabschnitte auf und erklärt kurz, was jeweils der wichtigste Aspekt ist.

Des Weiteren ist es nunmehr offensichtlich, dass die FDA stark in die Überarbeitung der ISO 13485:2016 eingebunden war, da QSR und ISO 13485 sehr ähnlich geworden sind. Somit sind nun viele bekannte Elemente der ISO 13485 auch im QSR zu finden und umgekehrt.

 

1. Allgemeine Bestimmungen

Die allgemeinen Bestimmungen gewährleisten, dass ein fertiges Produkt sicher und wirksam ist. Außerdem müssen die Vorschriften für alle Hersteller von Medizinprodukten gelten. Hier wird als fertiges Produkt jedes Medizinprodukt oder jedes Zubehör für Produkte bezeichnet, die für den Gebrauch geeignet sind oder funktionsfähig sind, unabhängig davon, ob sie verpackt, gekennzeichnet, steril sind oder nicht. Jeder wichtige Begriff für die Umsetzung des QSR ist in Unterabschnitt A definiert.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 4 der ISO 13485.

2. Anforderungen an das Qualitätssicherungssystem

Es gibt bestimmte Anforderungen, die Teil des Qualitätssystems sein müssen, wie z.B.: Qualitätspolitik, Organisationsstruktur, Verantwortung und Befugnis, Ressourcen, Vertreter der Geschäftsleitung, Managementbewertung, Qualitätsplanung, Verfahren des Qualitätssystems, auch die Festlegung von Verfahren für Qualitätsaudits und die Durchführung solcher Audits. Das Personal ist auch ein Teil des QS, denn es muss über die entsprechende Ausbildung und den entsprechenden Hintergrund, die Schulung und Erfahrung verfügen.

Dieser Abschnitt entspricht den Kapiteln 4, 5 und 6 der ISO 13485.

3. Design Controls

Steuert den gesamten Design- und Entwicklungsprozess, bestehend aus

  • Entwicklungsplanung / Design and Development Planning (entspricht Kapitel 7.3.2 der ISO 13485)
  • Entwicklungseingabe / Design Input (entspricht Kapitel 7.3.3.3 der ISO 13485)
  • Entwicklungsergebnis / Design Output (entspricht Kapitel 7.3.4 der ISO 13485)
  • Entwicklungsbewertung / Design Review (entspricht Kapitel 7.3.5 der ISO 13485)
  • Entwicklungsverifizierung / Design Verification (entspricht Kapitel 7.3.6 der ISO 13485)
  • Entwicklungsvalidierung / Design Validation (entspricht Kapitel 7.3.7 der ISO 13485)
  • Übertragung der Entwicklung / Design-Transfer (entspricht Kapitel 7.3.8 der ISO 13485)
  • Lenkung von Entwicklungsänderungen / Design Changes (entspricht Kapitel 7.3.9 der ISO 13485)

Als Ergebnis der Design Controls werden die sogenannte Design History File (DHF) und die Device Master Record (DMR) erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel über „Design Controls".

4. Dokumentationsanforderungen

Dieser Teil beschreibt die Anforderungen an die Genehmigung und Verteilung von Dokumenten sowie an Dokumentenänderungen. Es muss darüber Protokoll geführt werden, wann (Datum) ein Dokument genehmigt wurde und von wem (Unterschrift). Dies soll sicherstellen, dass veraltete Dokumente entfernt werden und eine nachvollziehbare Übersicht über alle wichtigen Dokumente, die während des Prozesses erstellt werden, besteht. Das gleiche Verfahren gilt für Änderungen an Dokumenten. Darüber hinaus sollten Änderungen dem zuständigen Personal rechtzeitig mitgeteilt werden.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 4.2 der ISO 13485.

5. Beschaffung

Management (Ermittlung, Bewertung und Qualifizierung) von Lieferanten, Auftragnehmern und Beratern auf der Grundlage ihrer Fähigkeit, bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Vereinbarungen darüber sind sehr wichtig, dass die Lieferanten, Auftragnehmer und Berater den Hersteller über Änderungen am Produkt oder an der Dienstleistung informieren.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 7.4 der ISO 13485.

6. Identifizierung und Rückverfolgbarkeit

Um Verwechslungen zu vermeiden, muss jeder Hersteller Verfahren zur Identifizierung eines Produkts in allen Phasen der Annahme, Herstellung, des Vertriebs und der Installation einführen und aufrechterhalten. Jedes Produkt benötigt eine Kontrollnummer, um die Rückverfolgbarkeit in jeder Phase zu gewährleisten.

Dieser Abschnitt entspricht den Kapiteln 7.5.8 und 7.5.9 der ISO 13485.

7. Lenkung von Produktion, Überwachungs- und Messmitteln

Entwicklung, Durchführung, Kontrolle und Überwachung von Produktionsprozessen, um sicherzustellen, dass ein Produkt seinen Spezifikationen entspricht. Es müssen auch Verfahren für Änderungen an einer Spezifikation oder Methode, einem Prozess oder einer Prozedur festgelegt und gepflegt werden. Änderungen müssen verifiziert oder validiert werden. Kontrolle der Umgebungsbedingungen, die sich nachteilig auf die Produktqualität auswirken könnten. Darüber hinaus sollte ein Prozess für Anforderungen an die Gesundheit des Personals, Sauberkeit, persönliche Gepflogenheiten und Berufskleidung erstellt und aufrechterhalten werden. Verfahren zur Vermeidung einer Kontamination von Geräten oder Produkten durch Stoffe, von denen zu erwarten ist, dass sie sich nachteilig auf die Produktqualität auswirken. Andere Prozesse müssen in Bezug auf Gebäude, Ausrüstung, Anpassung, Fertigungsmaterial, automatisierte Prozesse, Inspektion, Mess- und Prüfmittel und Prozessvalidierung erstellt und aufrechterhalten werden. Es ist notwendig, negative Auswirkungen auf den gesamten Prozess zu vermeiden und die Qualität zu sichern.

Dieser Abschnitt entspricht den Kapiteln 7.5 und 7.6 der ISO 13485.

8. Produktrealisierung

Annahme von Empfangs-, In-Prozess- und Fertiggeräten. Diese Aktivitäten müssen dokumentiert werden und sind Teil der Device History Record. Tätigkeiten zur Identifizierung des Akzeptanzstatus eines Produkts, um die Übereinstimmung oder Nichtkonformität von Produkten mit den Akzeptanzkriterien anzuzeigen.

Dieser Abschnitt entspricht den Kapiteln 7 und 8 der ISO 13485.

9. Lenkung nichtkonformer Produkte

Kontrolle fehlerhafter Produkte: Festlegung und Aufrechterhaltung von Verfahren zur Kontrolle eines Produkts, das nicht den spezifizierten Anforderungen entspricht. Nichtkonformitätsprüfung und Disposition: Begründung für die Verwendung des Prädikats "nichtkonform". Das Produkt muss überarbeitet werden und sollte dann den aktuell genehmigten Spezifikationen entsprechen.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 8.3 der ISO 13485.

10. Etikettierung und Verpackungskontrolle

Die Etikettenintegrität besagt, dass das Etikett gedruckt und angebracht werden muss, um unter den üblichen Bedingungen lesbar und am Produkt befestigt zu bleiben. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Produktverpackung und die Versandbehälter so konzipiert und gebaut sind, dass sie das Produkt vor Veränderungen oder Beschädigungen schützen.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 7.5 der ISO 13485.

11. Handhabung, Lagerung, Verteilung und Installation

Während der Handhabung des Produkts dürfen keine Verwechslungen, Beschädigungen, Abnutzungen, Verunreinigungen oder andere nachteilige Auswirkungen auf das Produkt auftreten. Die Kontrolle von Lagerflächen und Lagerräumen ist von grundlegender Bedeutung, um negative Auswirkungen zu vermeiden. Nur die zur Freigabe genehmigten Produkte dürfen vertrieben werden und Bestellungen müssen überprüft werden. Angemessene Installations- und Inspektionsanweisungen sind beizufügen.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 7.5 der ISO 13485.

12. Weitere Dokumentationsanforderungen

Die Dokumente sind der FDA zur Einsichtnahme und Vervielfältigung zur Verfügung zu stellen, sie sollten lesbar sein und aufbewahrt werden, um den Abnutzung zu minimieren und Verluste zu vermeiden. Einige Dokumente können vom Hersteller als vertraulich gekennzeichnet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente entspricht einem Zeitraum, der mit dem Design und der voraussichtlichen Lebensdauer des Produkts übereinstimmt, jedoch nicht weniger als zwei Jahre ab dem Datum der Freigabe. Ausnahmen sind Managementüberprüfungen, Qualitätsaudits und Lieferantenauditberichte. Weitere wichtige Dokumente und deren Vorschriften sind die Device Master Record, die Device History Record, das Qualitätssystemprotokoll und Reklamationen. Die DMR enthält Aufzeichnungen über die Verfahren und Spezifikationen für ein fertiges Produkt, während die DHR sich mit der Produktionshistorie eines fertigen Produkts befasst. Das Protokoll des Qualitätssicherungssystems enthält Verfahren und die Dokumentation der erforderlichen Tätigkeiten. Mit Reklamationen werden alle Beschwerden einheitlich und zeitnah bearbeitet, und sie müssen ausgewertet werden, um festzustellen, ob eine Untersuchung erforderlich ist.

Dieser Abschnitt entspricht den Kapiteln 4.2, 7 und 8 der ISO 13485.

13. Instandhaltung

Serviceberichte müssen mit einer geeigneten statistischen Methodik analysiert werden.

Dieser Abschnitt entspricht dem Kapitel 7.5.4 der ISO 13485.

14. Statistische Techniken

Verfahren zur Identifizierung zulässiger statistischer Techniken, die für das Erstellen, die Kontrolle und Überprüfung der Akzeptanz von Prozessfähigkeit und Produkteigenschaften erforderlich sind.

Dieser Abschnitt entspricht allen Kapiteln der ISO 13485 in Bezug auf Datenerfassung und -verarbeitung.

 

Unterschiede zwischen den Vorschriften für das Qualitätssicherungssystem und der ISO 13485

Obwohl auf den ersten Blick eine große Übereinstimmung zwischen den beiden Regulierungssystemen besteht, sind bestimmte Unterschiede nicht zu unterschätzen. Die folgende Tabelle zeigt einige davon:

 

QSR

ISO 13485

Dokumentationsanforderungen

Erfordert insbesondere die Kommunikation von Dokumentenänderungen an das betroffene Personal und die Kommunikation mit der FDA.

Sehr viel detailliertere Dokumentation im Allgemeinen

Verlangt von der Organisation, dass eine Aufbewahrungsfrist für veraltete Dokumente festgelegt wird.

 

Keine gleiche Benennung der Dateien. DHF entspricht den Design- und Entwicklungsdateien.

DMR entspricht den Dateien von Medizinprodukten.

DHR hat keine genaue Äquivalenz, aber solche Aufzeichnungen sind in Kapitel 7.5.1 erforderlich.

Kundenorientierung

Weniger wichtig

Berücksichtigt in den Abschnitten Kommunikation, Feedback und Beschwerdemanagement.

Managementverantwortung

Fokus auf Kommunikation

Fokussierung auf die Erfüllung der Kundenanforderungen und der geltenden regulatorischen Anforderungen

Managementbewertung

Zusammenfassung für die FDA-Inspektion ist notwendig

-

Instandhaltung

Fokus auf die Erstellung von Wartungsplänen, Inspektionen und Anpassungen von Geräten und Fertigungsmaterialien.

Gleiche Absicht, aber nicht so detailliert.

Lenkung von Produktion

Kontrolle des verwendeten Produkts, um eine Kontamination des anderen Produkts, der Produktionsumgebung und des Personals zu verhindern.

Gleiche Absicht, aber nicht so detailliert.

Beschaffung

Vereinbarung des Lieferanten, die Organisation über Änderungen am Produkt oder an der Dienstleistung zu informieren -> Möglichkeit, die potenziellen Auswirkungen auf die Qualität des Medizinproduktes zu bewerten.

Das Unternehmen sollte die Angemessenheit der Beschaffungsanforderungen sicherstellen, bevor diese dem Lieferanten mitgeteilt werden.

Sonstiges

Detailliertere statistische Techniken

Reklamationen konzentrieren sich auf Kundenbeschwerden

Höhere Anforderungen an die Untersuchung fehlerhafter Produkte

Detailliertere CAPA

 

Wie führt die FDA ihre Inspektionen durch?

Ein Unternehmen muss sich sorgfältig auf eine FDA-Inspektion vorbereiten. Dabei kann die FDA Kopien wichtiger Dokumente wie der Qualitätspolitik des Unternehmens, das Qualitätshandbuch oder andere verlangen.

Der FDA-Inspektor wird gut vorbereitet sein, insbesondere in den Bereichen Managementkontrolle, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA), Design Controls sowie für Prozesse der Produktionslenkung.

Wenn alles vorbereitet ist, folgt die FDA-Inspektion einem bestimmten Ablauf. Es beginnt mit einer Eröffnungssitzung, die bis zu zwei Stunden dauern kann. Das Unternehmen wird vorgestellt, der Prüfer autorisiert und die Tagesordnung diskutiert. Der Prüfer entscheidet über die Tagesordnung und die zu prüfenden Aspekte. Danach folgt die eigentliche Inspektion, die zwischen 5 und 8 Stunden pro Tag dauern kann. Nach der Inspektion gibt es eine Zusammenfassung der Ergebnisse, der Prüfer erklärt das weitere Vorgehen und schließt die Prüfung offiziell ab.

Wenn es eine oder mehrere Nichtkonformitäten mit dem QSR gibt, erhält das untersuchte Unternehmen ein FDA-Formular 483 ("Inspectional Observations") oder ein Warnschreiben der FDA. Diese Nichtkonformitäten können ein völliges Versagen bei der Definition, Dokumentation oder Durchführung eines Qualitätssystems oder eines der Teilsysteme sein, ein erheblicher Mangel in einem oder mehreren Elementen des Teilsystems, Produkte, die eindeutig nicht den Spezifikationen des Herstellers und/oder des QSR entsprechen, die Nichteinhaltung wesentlicher Mängel aus früheren Inspektionen oder eine übermäßige Anzahl kleinerer Nichtkonformitäten.

Wesentliche Nichtkonformitäten sind Mitarbeiter, die nicht ausreichend in einem speziellen System oder anderen wichtigen Verfahren geschult wurden. Weitere Nichtkonformitäten stellen Kalibrierungsverfahren dar, die keine Einschränkung der Genauigkeit und Präzision beinhalten oder bei denen die Ergebnisse der Designvalidierung nicht dokumentiert und in der Design History File abgelegt wurden.

 

Die Qualitätssystemrichtlinien der FDA sind recht komplex, aber mit der richtigen Hilfe kann jedes Unternehmen sie erfolgreich umsetzen. Wir, die seleon gmbh, können Ihnen die notwendige Unterstützung und alle Kenntnisse zur Verfügung stellen, damit Sie das QSR umsetzen können!

 

Bitte beachten Sie, dass alle Angaben und Auflistungen nicht den Anspruch der Vollständigkeit haben, ohne Gewähr sind und der reinen Information dienen.

Jedes Projekt ist spezifisch – die erforderlichen Aufgaben und Maßnahmen zur Markteinführung sind individuell festzulegen.
seleon berät Sie zu Ihren persönlichen Fragen unverbindlich.

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